展示会のポイント
EXHIBITION POINTS
展示会スケジュール
展示会出展までのスケジュールを逆算！初出展でもわかりやすく、やるべきことをガッツリ解説
EXHIBITION SCHEDULE
「はじめて展示会に参加するけれど、どんな準備をすればいいかわからない」
「展示会はやるべきことが多すぎてスケジュールがうまく整理できない」
そんな展示会担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、展示会への出展をゴールに1年間のスケジュールを逆算し、時期ごとに準備すべきことを解説します。出展準備を滞りなく行い、当日の動きまでしっかりとシミュレーションすることで、展示会出展の効果を最大化しましょう。
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展示会成功のカギはスケジュール計画！
会場の確保や計画、出展する商品の準備、演出、集客、会場設計、当日のオペレーション、アフターフォローの準備など、展示会に出展するまでには、膨大な工数が必要です。はじめての出展では特に、何をどのタイミングで準備すれば良いのか迷ってしまったり、重要な準備が抜けて直前に慌ててしまったりというミスが起きやすいでしょう。こうした失敗を避けるために、展示会への出展が決まったら事前にスケジュールを逆算し、やるべきことを把握しておくことが大切です。
本記事では、展示会のスケジュールを1年前から逆算し、5つのステップに分けて紹介します。時期ごとにやるべきことがリスト化されているため、リストにチェックを入れながら準備を進めると良いでしょう。
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STEP①12ヵ月〜6ヵ月前の準備
展示会の規模によっても申し込みの受付時期は異なりますが、はじめての出展でしっかりと準備を進めたいという場合は、12ヵ月〜6ヵ月前から準備を始めるのがおすすめです。とくに出展内容やゴールの設定に関しては、社内で十分に検討し、認識を共通化させるための時間が必要です。初期段階から上司や決裁者に進捗を共有し、重要な決断は承認をとりながら進めましょう。
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出展のゴールと目標数値の設定
まずは「何のために展示会に出展するのか」を明確にし、達成したい目標数値を設定します。展示会に出展する目的には、新規顧客獲得、商談機会の獲得、受注獲得、認知拡大、顧客とのコミュニケーションなどがあります。「名刺の枚数」や「問い合わせの獲得」、「売上」、「アンケート回答率」など、自社の目的に沿った数値を設定しましょう。
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出展する商品と展示コンセプトの設定
ゴールと目標数値を踏まえて、出展する商品やブースのコンセプトを決定します。目的が自社の認知拡大であれば、「代表的な商品を多くの人に試食してもらえるブース」。成約獲得であれば、「じっくりと商品の説明を聞ける商談スペース」など、出展の目的に沿って大まかに展示のコンセプトを決定しておけば、細かなデザインや演出がイメージしやすくなるでしょう。自社でアイデアが出ない場合は、専門の制作会社に相談するのがおすすめです。
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展示会ツールと発注先の整理
出展する展示会が決まったら、ブースデザインやパネル、動画、配布するノベルティやリーフレット、商談に使うパンフレット、名刺、ユニフォーム、招待状など、展示会に必要なツールをすべて洗い出し、制作を依頼する業者を選定しましょう。業者の候補が複数ある場合は、早い段階で見積もりを依頼し、内容を比較するのがおすすめです。展示会に必要なツールをまとめて依頼できる業者であれば、担当者の負担を大きく削減できるでしょう。
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予算の一覧化と必要なツールの選別
出展費用やツール制作費、スタッフやコンパニオンなどの人件費、広告・集客費など、展示会にかかる費用をすべて洗い出して一覧化し、必要なもの、不要なものを社内で話し合って、決裁者の承認を得ましょう。なお、出展内容によっては補助金が活用できる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
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出展する展示会の調査と選定
一言で展示会と言っても、その内容はさまざまです。来場者の目的や、自社のサービス・製品にあったテーマの展示会を選定しましょう。また、商材によって目的を達成しやすい展示会規模やジャンルは異なるため、さまざまな展示会を視察し、自社と近い商材がどんな展示会に出展しているのかを参考にしてみましょう。
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STEP②6ヵ月〜3ヵ月前の準備
展示会の6ヵ月前には、ツールの発注や施工・装飾業者への発注を済ませておきましょう。展示会は会議が迫るにつれ、細かな準備が増えていきます。直前に印刷物やブースデザインのミスが見つかるとリカバリーが難しくなってしまうため、確認の時間を十分にとるためにもスケジュールを前倒ししておくことが大切です。
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ブースの確認と、施工・装飾の発注
ブース施工・装飾を依頼する場合は、会期の6ヵ月ほど前から打ち合わせを始めておくとスムーズです。主催者がブースをどのような状態で引き渡すかによって、自社で発注・作業すべき内容が変わるため、壁や仕切りのない「土間小間」で引きわたされるのか、壁や仕切りがついた「基礎小間」で引きわたされるのかを事前に確認しておきましょう。担当者の手間を減らすのであれば、施工から当日の搬入、装飾までをワンストップで依頼できる業者を選択すると良いでしょう。
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来場者を引き込むコンテンツを企画
多くのブースが出展する展示会場で、来場者の足を止め、興味を持ってブースに引き込むには独自の工夫が必要です。最新のVR機器を使った体験施策や、SNSへの投稿を意識したフォトブース、投稿者へのノベルティなど、自社の目的や出展コンセプトに合ったコンテンツを用意し、他社との差別化をはかりましょう。
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ブースやツールのデザイン決定・発注
ブースを含む展示会ツールのデザインを決定し、各ツールの発注を完了します。とくに、ページ数の多いパンフレットや動画など、制作に時間のかかるツールは早めに発注しておくと良いでしょう。なお、展示会ではブースから配布物まで、ひとつのコンセプトのもと、デザインに一貫性を持たせることが大切です。ツールごとに発注先が分かれる場合は、ロゴやブランドカラーのガイドラインを共有しておきましょう。
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出展の申込手続きと、ブースの選定
出展に必要な申込書類の提出や、出展料の支払いを期日までに行います。また、出展ルールの確認や貸出物の利用申請書類も、忘れずに提出しましょう。書類によって提出期限が異なる場合があるため、提出が必要な書類をリストアップしてチェック表にしておくと安心です。なお、展示会によっては、出展するブースの位置を先着で決める場合があります。良い位置に出展したい場合は、早めに申し込んでおきましょう。
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STEP③2ヵ月前の準備
展示会の2ヵ月前に、当日の具体的な動きをシミュレーションしておくと安心です。搬入からブース設営の流れや、当日の集客方法、営業方針の確認などを行いましょう。また、同時に顧客への事前告知やアフターフォローの準備もこの段階で進めておく必要があります。
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運営スタッフのアサインとシフト作成
展示会当日に配置するスタッフをアサインします。運営スタッフであれば、1コマあたり1人〜2人の人員を配置する計算で、3〜4グループ手配できれば、交代で休憩をとり、余裕を持って運営できるでしょう。なお、自社だけで人員が確保できない場合は、早い段階で外部スタッフやコンパニオンを手配し、当日の業務について共有しておきましょう。
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制作物の最終確認と、当日の配置の確認
各種制作物の仕上がりを確認し、細かな調整を行います。ブースの装飾物は自社で組み立ててみて、不具合がないかをチェックしましょう。その際、営業ツールや配布物も当日と同じように配置して、来場者の導線を再現してみるのがおすすめです。商品案内に使うパンフレットやリーフレット、パネルや動画においては、商品のスペックなど間違いやすい情報をよく確認しておきましょう。
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STEP④1ヵ月前の準備
展示会の告知は、早すぎても忘れられてしまい、遅すぎても顧客の予定が調整できなくなるため、会期の1ヵ月前が適切です。また、搬入の手配や、スタッフとの打ち合わせ、アフターフォローの準備なども、このタイミングに行うと、直前に慌てずにすむでしょう。
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ターゲットや目的別に出展を告知
顧客リストを使って既存顧客に案内状を送付したり、WEB広告を出稿して新規顧客にアプローチしたりと、自社の目的とターゲットに合った告知を行いましょう。既存顧客を呼び込みたい場合は、会期の1、2週間前にメールや電話でアポイントを取るのがおすすめです。より多くのターゲットに告知する場合は、プレスリリースや自社WEBでのニュースリリース、SNSなども活用しましょう。
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会場で使うツールや備品の搬入を手配
展示会当日に会場で必要なツールや備品を洗い出し、それぞれ搬入の手配を行います。外注したツールは、外注先から直接会場に納品できるよう、受取時間や場所を確認しておきましょう。ブースの搬入・設置を業者に依頼している場合は、配布物や備品を一緒に運んでもらえるか、事前に相談しておくとスムーズです。
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展示会終了後のアフターフォローの準備
名刺やリーフレット、お客様アンケートなどの配布物を事前に準備しておきます。当日部数が足りなくならないよう、アフターフォロー用のツールは十分な数を印刷しておきましょう。後日商談につなげる場合は、連絡先や会社名などをどのように収集するか、誰が案内するかなどの対応も、マニュアル化しておく必要があります。
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運営スタッフの配置と
来場者への対応の確認
出展の目的や展示のコンセプトを運営スタッフ間で共有し、当日の配置や来場者への対応方針を固めておきましょう。ブースはスタッフが多すぎても少なすぎても入りにくいため、来場者に声がけできるスタッフを1人は配置しておくのがおすすめです。来場者が増えた場合は、「スタッフの手が空くまで動画や展示パネルで案内する」「ノベルティがもらえるアンケートに参加してもらう」など、他のブースに流れないよう足止めする流れを確認しておきましょう。
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スタッフの交通手段・宿泊施設などの手配
展示会場への移動手段や宿泊、休憩中の食事などを手配しましょう。飛行機や新幹線、宿泊施設は、会期が迫ると埋まってしまうことがあります。ハイシーズンと重なる場合は、より早めの手配が必要ですが、遅くても、会期1ヵ月前には手配を済ませておくことが大切です。
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STEP⑤1日前の準備
展示会前日は、会場のセッティングや人員の動きを確認できる最後のタイミングです。細かな確認を徹底することで、本番での集客効率につなげましょう。
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ブースの見え方や導線の確認・機材テスト
出展ブースの設営が済んだら、通路からブースのレイアウトやパネルの位置、商品の見え方を確認します。来場者の視点になって、「見やすく、入りやすいブースか」、「興味を引く物が見えるか」、「欲しい情報が欲しいタイミングで目に入るか」などをチェックし、展示物やツールの配置を調整しましょう。また、商品説明動画や機材を使ったデモンストレーションがある場合、機材テストを行い、作動を確認しておきましょう。
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備品の設置と最終リハーサルの実施
当日会場で使用する文房具やマニュアル、名刺など、業者に搬入されるツール以外に、自分たちで持ち込むべきものを確認し、前日のうちに会場に設置しておきましょう。また、会場でも最終リハーサルを行い、スタッフの役割を確認しておくと、メンバーの心の準備が整い、本番でも慌てずに対応できます。当日混乱が起きないよう、配布用のツールや営業資料の管理場所も忘れずに共有しておきましょう。
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【まとめ】展示会の準備は、ワンストップサポートが断然おすすめ！
展示会の準備は、長い期間と膨大な工数が求められます。発注すべきツールも多く、1人の担当者がいくつもの業者とやりとりを行うことで、大きな負担がかかるでしょう。
展示会パートナー は、展示会のサポートをワンストップで行う企画・制作会社です。ブースのデザイン・設営・装飾だけでなく、パンフレットやリーフレット、ノベルティなどのツール類の作成から、商品紹介動画やプロモーション動画の制作、集客施策の企画・制作まで、展示会の出展に必要なあらゆるリソースをワンストップで提供します。はじめての展示会で準備に悩んでいる方や、展示会での集客力を高めたい方はお気軽にご相談ください。
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