アフターフォロー
AFTER-SALES SUPPORT
展示会後のアフターフォローで
成約率を上げる方法とは？
お礼メールの送り方を解説！
「展示会ではブースがにぎわっていたのに、その後顧客からの反応がない」
「展示会に来てくれた人に営業してみたけれど、成約につながらない」
そんな課題に頭を抱える担当者の方も多いのではないでしょうか。
展示会に訪れた見込み顧客を顧客化するには、出展後のアフターフォローがなによりも重要です。せっかく出展したのに顧客化できていないという場合、アフターフォローの方法や順序が間違っている可能性があるので、正しい手順を見直しましょう。
本記事では、展示会後に正しいアフターフォローを行うための事前準備や展示会後に取るべき行動、来場者へのメールのポイントや例文などを紹介します。展示会で獲得した見込み顧客を育成し、成約につなげることで、出展効果を最大化しましょう。
展示会後にアフターフォローをするべき理由
BtoB展示会に訪れる来場者の多くは、情報収集を目的としています。その場で成約や受注を決めるケースは少なく、通常は、会場で得た情報を会社に持ち帰って取りまとめ、同僚や決裁者と協議して受注を決定します。
出展企業にとって、本格的な検討が始まったこのタイミングは最大のチャンス。正しくアフターフォローを行うことで、成約の可能性が高まります。最適なタイミングで効果的にアクションを起こすために、出展前から準備を行い、出展後はスピーディーにアフターフォローを行いましょう。
「展示会前」にやっておくべきアフターフォローの準備
アフターフォローの効果を上げるには、「早く」「スマートに」行動する必要がありますが。展示会終了後ではなく、出展前からアフターフォローを効率化する準備を行いましょう。本章では、展示会前にやっておくべきアフターフォローの準備について紹介します。
1名刺の選別方法を決める
展示会は、出展するだけでも膨大な名刺が集まります。しかし、名刺を獲得した全員が商品への関心が高いとは限りません。また、見込み度合いが高い顧客と低い顧客では、最適なアフターフォローも異なります。展示会終了後、顧客にあったフォローをスピーディに行うには、名刺を受け取った時点で、商品への関心が高い顧客と低い顧客を分けておく必要があるでしょう。
展示会は複数のスタッフが対応するため、見込み度合いの分け方はあらかじめ明確にしておく必要があります。「来場者に決裁権がある場合は①」「来場者に決裁権がない場合は②」「来場者に決裁権があり、商品に関心が高い場合は③」など、選別基準を明文化し、マニュアルに落とし込みましょう。
2アンケートを作成しておく
アフターフォローの効果を最大化するには、来場者ごとにニーズや課題を把握する必要があります。来場者の情報をしっかりと把握するには、アンケートの収集が最適です。事前に質問事項を固め、展示会当日に配布するアンケート用紙を作成しておきましょう。なお、質問はチェック形式にしておくことで、記入のハードルが下がって回答率の向上につながります。
3お礼メールを配信する
来場者は多くのブースを回り、大量のパンフレットを持ち帰って自社で検討する商品を精査します。たとえ会場で話した時には好感触だったとしても、その後のアクションを起こさなければ、膨大な情報に紛れて記憶が薄れ、忘れ去られてしまうでしょう。
お礼メールは、来場者へのリマインドとして効果的です。また、素早いアクションはスタッフや企業への好感度にもつながり、信頼を獲得しやすくなります。展示会終了後にすぐにお礼メールが送れるよう、あらかじめ顧客の見込み度合い別にお礼メールのフォーマットを準備しておきましょう。
アフターフォローの4つのステップ
展示会終了後は、速やかに来場者へのお礼メールを送ることが重要です。一方で、ただ闇雲にメールを送っても、他社のお礼メールに紛れてしまう可能性が高く、顧客の印象には残りません。お礼メールの効果を高めるために、正しい手順を踏み、戦略的に配信しましょう。
1
名刺やアンケート回答の整理・共有
個別の顧客情報を整理するため、名刺情報やアンケートの回答をデータ化しましょう。名刺管理ツールなどを活用すれば、データ化や社内での共有がスムーズです。
2
顧客別のお礼メールの作成
整理・分類した顧客情報を元に、見込み度合いによってメール文面をかき分けましょう。たとえば、下記の例のように、フォーマット文をアレンジすることでメール作成が効率化できます。
見込み度合い「低」：社名・名前以外のフォーマット文をそのまま使用する
見込み度合い「中」：前半はブースでのやりとりを踏まえ、後半はフォーマット分を使用する
見込み度合い「高」：文面を1から作成し、ブースでのやりとりや関心のある商品の情報を提供する
3
近日中のお礼メールの配信
お礼のメールは当日中から1週間以内に送信するのが基本です。配信時は、開封率やURLのクリック率を追跡し、取得したデータを今後の営業やメール配信に役立てましょう。
4
顧客の分類・継続的なメール配信
メール配信後の反応を見て、さらに顧客を分類します。すぐに商談につながりそうな顧客は営業担当者に引き渡し、成約に向けてアプローチしましょう。当面は商談につながらない顧客は継続的なメール配信やDMで囲い込み、ナーチャリング（見込み顧客の育成）を行います。
展示会後にすぐに使える！お礼メールのサンプル
お礼メールを書き分ける際、どんな文章にすべきか悩んで手が止まってしまうこともあるのではないでしょうか。本章では、来場者の見込み度合い別にお礼メールの例文を紹介します。具体例部分を書き換えて、お礼メールの作成に活用してみましょう。
1お礼メールの例文①：見込み度合いが高い来場者向け
【件名】「〇〇展示会」〇〇（社名）ブース ご来場のお礼
【本文】
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇と申します。
本日は、ご多用のところ、
「〇〇展示会」弊社ブースにお越しいただき、
誠にありがとうございました。
ブースでは、新商品の機能やプラン（当日のやりとり）につきまして
ご説明させていただきましたが、わかりにくい点はなかったでしょうか。
プラン詳細を記載したWEBページ（資料やURL）がございますので、
ご都合の良い時にご確認くださいませ。
○http//（商品ページURLなど）
また、弊社にはこちらの商品以外にも、
御社の〇〇解決（課題内容や目標）に貢献できる
〇〇（商品・プラン）がございますので、
可能でしたら担当者からご説明をさせていただければ幸いです。
下記フォームよりご予約いただくか、
本メールに直接ご返信くださいませ。
○http//（予約URL）
〇〇様のご返信を心よりお待ちしております。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
署名
2お礼メールの例文②：見込み度合いが低い来場者向け
【件名】「〇〇展示会」〇〇（社名）ブース ご来場のお礼
【本文】
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇と申します。
本日は、ご多用のところ、
「〇〇展示会」弊社ブースにお越しいただき、
誠にありがとうございました。
〇〇（商品名など）に関するご説明はいかがでしたか。
内容に関してご不明点がございましたら
お気軽にお問い合わせくださいませ。
本メールアドレス、もしくは記載の電話番号にて、
〇〇がご案内させていただきます。
なお、下記サイトでは商品の活用法などの
お役立ち情報を発信しておりますので、
ご興味がございましたらぜひご覧くださいませ。
○http//（商品ページURLなど）
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
署名
正しいアフターフォローで受注につなげよう
展示会の費用対効果を上げられるかどうかは、その後のアフターフォローとリード育成によって大きく変わります。出展効果がなかなか現れないという時は、アフターフォローの手順や内容を見直すところから始めてみましょう。
顧客のセグメントや管理、アフターフォローや育成に時間を割くには、担当者のリーソース確保が不可欠です。
展示会パートナーでは、ブースのデザイン・設営・装飾だけでなく、パンフレットやリーフレット、ノベルティなどのツール類の作成から、商品紹介動画やプロモーション動画の制作、集客施策の企画・制作まで、展示会への出展に関するサポートをワンストップで提供します。リソース不足でお悩みの担当者の方は、お気軽にお問い合わせください。
